1、明确需求和目标：

在寻找年会策划公司之前，先明确你的需求和目标，考虑年会的规模、预算、主题、参与人员等信息，这将有助于你找到与你的需求相匹配的策划公司。

2、查找信息：

通过互联网、朋友、同事或业务伙伴的推荐，收集有关年会策划公司的信息，查看公司的网站、社交媒体页面、在线评价等，了解公司的背景、经验、服务范围和价格等信息。

3、筛选候选公司：

根据收集到的信息，筛选出几家符合你需求的候选公司，重点考虑公司的经验、专业能力、服务范围、口碑和价格等因素。

4、参考案例和客户评价：

查看候选公司的过往案例和客户评价，了解他们的服务质量和专业水平，可以要求公司提供一些之前的客户联系方式，以便你直接了解他们对公司的评价。

5、沟通与咨询：

与候选公司进行沟通，了解他们的策划思路、创意和执行方案，询问他们是否能够理解并满足你的需求，以及他们是否能够提供定制化的服务，注意沟通的效率和专业性，以及他们对你的问题的回应速度和态度。

6、价格与性价比：

比较不同公司的价格和服务内容，选择性价比高的公司，注意不要只看重价格而忽略了服务质量，要确保你得到的服务与你的预算相匹配。

7、合同与协议：

在与选定的公司达成合作意向后，仔细阅读合同和协议，确保明确了解其中的条款和条件，如有疑问或不确定的地方，及时与公司沟通并达成一致。

8、后期服务：

了解公司的后期服务，包括售后服务、修改意见等，以确保在年会过程中和结束后能够得到及时的支持和帮助。

选择一个合适的年会策划公司需要综合考虑多个因素，通过明确需求、查找信息、筛选候选公司、参考案例和客户评价、沟通与咨询、比较价格与性价比、签订合同以及了解后期服务等步骤，你可以选到一个合适的年会策划公司，确保年会的成功举办。